Het is de verantwoordelijkheid van de afzender om een pakket goed in te pakken en correct te labelen. Hieronder verschillende punten van aandacht:
- Het verzendlabel
Pakketten worden tegenwoordig automatisch gesorteerd. Op elk verzendlabel staat een barcode. De barcode bevat het unieke zendingsnummer dat wordt gescand. De sorteerinstallatie zorgt er voor dat het pakket naar de goede eindbestemming gesorteerd wordt. Het is dan ook belangrijk dat het verzendlabel van goede kwaliteit is (bij voorkeur met een laserprinter of labelprinter het label printen; inkjetprinters gaan vlekken bij vocht en maakt de barcode slecht leesbaar) . Verder moet het label bovenop het pakket zitten (de barcodescanners lezen de barcode van de bovenkant) en niet met folie of tape overgeplakt (dit spiegelt en maakt de barcode voor de scanner slecht leesbaar)
- Adresgegevens ontvanger
De afzender is verantwoordelijk voor een goed adres. Dit moet een fysiek adres zijn; postbussen zijn bijvoorbeeld alleen door lokale posterijen aan te leveren (kies hiervoor PoBox delivery). Besteld een particuliere ontvanger op zijn werkadres dan altijd de bedrijfsnaam meegeven. Erg belangrijk is een emailadres; de ontvanger wordt op de hoogte gehouden van de aflevering, kan de levering wijzigen en wordt daarnaast op de hoogte gehouden van eventuele leverproblemen. Bij expressezendingen is een telefoonnummer verplicht. In geval van nood kan de koerier direct met de ontvanger bellen. Komt een pakket retour als het adres foutief blijkt te zijn of de ontvanger niet thuis is/het pakket niet af haalt bij het postkantoor/pakketshop, dan zijn wij gerechtigd de vrachtkosten voor het retourneren opnieuw te belasten (voor de terugweg) .
- verpakking
Goederen moeten worden verpakt in een stevige doos. Feitelijk vervoeren wij de doos en moeten wij deze in een goede toestand bij de ontvanger afleveren; die tekent dan ook voor goede ontvangst voor de doos. De inhoud moet naar aard en gewicht goed verpakt worden. Als eerste moet de buitenverpakking van stevig karton zijn. Dan volgt de binnenverpakking, die ervoor moet zorgen dat de inhoud niet tegen de buitenverpakking ligt. De dikte hiervan is afhankelijk van het te verpakking artikel en het gewicht. In principe moet deze een vrije van 1 meter zonder schade overleven (gelijk met bijvoorbeeld een chauffeur die het pakket uit zijn handen laat vallen).
Lucht in de buitenverpakking moet voorkomen worden. Dit is niet alleen schadeverhogend voor het artikel, maar doordat er een ander pakket op gezet kan worden kan deze juist gaan scheuren en is de verpakking geopend. Heeft u meerdere artikelen in buitendozen, bundel ze dan niet, maar pak alles in 1 doos. Zit er een vloeistof in, dan om dit item een stevige plastic zak om lekken te voorkomen; lekkende verpakkingen worden vernietigd , zonder recht op een schadevergoeding.
Voor goederen die niet in een normale verzenddoos zitten, bijvoorbeeld rollen, kokers, plastic bakken, geldt een toeslag. Gevaarlijke goederen (ADR) mogen absoluut niet meegegeven worden.
Uit milieuoogpunt is het belangrijk om de verpakking zo klein mogelijk te houden; bij het overschrijven van 200 liter, wordt een volumetoeslage geheven; gaat een zending buiten de EU (en Zwitserland/Noorwegen) dan telt het volumewicht in het geval dit hoger is dan het werkelijk gewicht.
